Integri­tets­policy

Vad policyn omfattar

Policyn beskriver hur DeMenso Sverige Handelsbolag behandlar personuppgifter vid användning av webbplatsen, förfrågningar, kund- och underleverantörssamarbeten samt affärskontakter.

Vem ansvarar för uppgifterna?

Personuppgiftsansvarig är DeMenso Sverige Handelsbolag, med handelsnamnet DeMenso Sverige, ett svenskt handelsbolag med säte i Skara. Organisationsnummer: 969804-8528. Korrespondensadress: Valhallagatan 76, 532 34 Skara, Sverige.

Kontakta hej@demenso.se i integritetsfrågor och för begäranden om dina uppgifter.

Uppgifter och varifrån de kommer

Vi får de kontaktuppgifter och den information du väljer att skicka, exempelvis namn, e-postadress, företag, projektbeskrivning, korrespondens, portfolio eller CV. Affärshandlingar kan också innehålla en företrädares roll, avtalsuppgifter och faktureringsuppgifter.

Uppgifterna kommer normalt direkt från dig. Om en affärskontakt introducerar dig eller vi använder relevanta offentliga yrkesuppgifter informerar vi dig om källan och uppgifternas omfattning enligt GDPR.

Skicka inte lösenord, åtkomstnycklar, hälsouppgifter eller andra känsliga personuppgifter i en allmän förfrågan. Om ett projekt behöver skyddade uppgifter måste hanteringen avtalas separat.

Vad händer i webbplatsens formulär?

När du skickar ett kontaktformulär behandlar vi din e-postadress, ditt meddelande och de frivilliga uppgifter du anger för att besvara din förfrågan. Meddelandet sparas i en skyddad kö och vidarebefordras till hej@demenso.se via Google. En förfrågan innebär ingen prenumeration på nyhetsbrevet.

För nyhetsbrevet använder vi din e-postadress och ditt frivilliga samtycke. Prenumerationen aktiveras först när du bekräftar adressen via ett mejl. Vi dokumenterar samtyckestext och version, språk, tidpunkter, bekräftelse och återkallelse samt begränsade tekniska uppgifter som behövs för att skydda formulären. Du kan avsluta prenumerationen via länken i mejlen eller kontakta hej@demenso.se.

E-postlänkar öppnar din e-postapp. Vi får meddelandet när du skickar det; din e-postleverantörs regler för behandling gäller också.

Ändamål och rättsliga grunder

• Förfrågningar och offerter: artikel 6.1 b GDPR för nödvändiga åtgärder som du begär före ett avtal där du skulle vara part; annars artikel 6.1 f för att besvara affärsförfrågningar och hantera yrkesrelationer.
• Kund- och projektkontakt: artikel 6.1 b när du själv är avtalspart; artikel 6.1 f för nödvändig kommunikation med ett företags företrädare.
• Bokföring och lagstadgade handlingar: artikel 6.1 c när en relevant rättslig skyldighet gäller.
• Anspråk och tvister: artikel 6.1 f för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Samarbetsförfrågningar, CV och portfolio: grunden beror på den efterfrågade relationen; nödvändiga åtgärder före avtal eller ett separat bedömt berättigat intresse, och samtycke endast när det faktiskt efterfrågas för ett frivilligt ändamål.
• Frivillig marknadsföring eller behandling som bygger på samtycke: samtycke när det krävs, med möjlighet att återkalla det. En förfrågan är inte ett generellt samtycke till marknadsföring.
• Webbplatsstatistik med Google Analytics 4 och Microsoft Clarity: samtycke, som du kan återkalla när som helst i Cookieinställningar.
• Annonsmätning och remarketing i Google Ads (via Google Analytics): samtycke till marknadsföring, som du kan återkalla när som helst i Cookieinställningar.
• Annonsmätning och remarketing på Facebook och Instagram med Meta Pixel: samtycke till marknadsföring, som du kan återkalla när som helst i Cookieinställningar.

Du väljer vilka uppgifter du lämnar

Kontaktuppgifter lämnas frivilligt, men vi behöver kunna svara och förstå förfrågan. Avtal eller lagstadgade handlingar kan kräva vissa uppgifter. Utan nödvändig information kan vi sakna möjlighet att svara, lämna offert eller utföra den efterfrågade tjänsten.

Berättigade intressen har inte automatiskt företräde framför dina rättigheter. Nödvändigheten och avvägningen mot dina intressen måste bedömas för den aktuella behandlingen.

Mottagare och internationella överföringar

Hostinger tillhandahåller webbplatsens hosting, och vi använder Googles tjänster för e-post. Med ditt samtycke använder vi Google Analytics 4 via Google Tag Manager och Microsoft Clarity för webbplatsstatistik. Leverantör är Google Ireland Limited, och uppgifter kan överföras till Google LLC i USA, som omfattas av EU–US Data Privacy Framework. Leverantör av Clarity är Microsoft Ireland Operations Limited, och uppgifter kan överföras till Microsoft Corporation i USA, som omfattas av samma ramverk. Med samtycke till marknadsföring delar Google Analytics uppgifter om konverteringar och målgrupper med vårt Google Ads-konto. Med samtycke till marknadsföring använder vi också Meta Pixel. Leverantör är Meta Platforms Ireland Limited, och uppgifter kan överföras till Meta Platforms, Inc. i USA, som omfattas av EU–US Data Privacy Framework. För insamlingen med Meta Pixel och överföringen till Meta är vi och Meta gemensamt personuppgiftsansvariga; Meta ansvarar för sin egen fortsatta behandling.

Beroende på tjänsten kan andra relevanta mottagare vara behöriga projektsamarbetspartner, redovisnings- eller juridiska rådgivare samt myndigheter när utlämnande krävs enligt lag. Ett personuppgiftsbiträde ska arbeta enligt de biträdesvillkor som krävs; en självständig mottagare har eget ansvar.

Tjänsteleverantörer kan behandla uppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Sådana överföringar kräver en grund enligt kapitel V i GDPR, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga avtalsbaserade skyddsåtgärder. Kontakta hej@demenso.se för information om mottagare, behandlingsländer och skyddsåtgärder för dina uppgifter.

Lagringstider och undantag

Vi tillämpar följande tider enligt DeMensos policy för lagring. Lagringstiden beror på ändamål, rättslig grund, avtal och lagkrav. Vi tar bort uppgifter när de inte längre behövs för sitt ändamål, med de undantag som beskrivs nedan.

En rättslig skyldighet, tvist, reklamation, utredning, incident eller relevant anspråk kan motivera en dokumenterad raderingsspärr. Åtkomst och användning ska begränsas till det ändamålet. När skälet upphör måste lagringen omprövas. Säkerhetskopior kan raderas genom rotation; uppgifter får inte aktivt återställas utan giltigt skäl.

En obekräftad prenumerationsförfrågan raderas senast efter 7 dagar. Prenumerationen startar inte utan bekräftelse.

• Enkla kontaktförfrågningar: högst 12 månader från senaste kontakt. Offertförfrågningar och briefar: högst 24 månader från senaste kontakt. Affärskorrespondens utan avtal: 24–36 månader för dokumentation av förhandlingar och skydd av intressen.
• Aktiva avtal: under samarbetet. Avslutade kundavtal: 7 år från räkenskapsårets slut, eller längre om anspråk kräver det. Projekthandlingar: 3–7 år efter avslut, beroende på projektets risk; tekniska handlingar: 3–7 år eller enligt avtal, eventuellt längre under support.
• Bokförings-, faktura- och skattehandlingar: 7 år efter slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt tillämpliga lagkrav. Handlingar om anskaffning av tillgångar kan behövas längre medan tillgången används.
• Kundens åtkomstuppgifter: ta bort omedelbart när behovet upphör. Kundens databasexporter och produktionsdata: ta bort efter uppgiften, normalt inom 30 dagar om inte biträdesavtalet anger annat. Övrig lagring av kunddata följer avtalet och kundens instruktioner.
• Kandidater för underleverantörsuppdrag: 12 månader från senaste kontakt, längre med samtycke. Spontana samarbetsansökningar: 6–12 månader, därefter radering eller nytt samtycke. Kandidater för ett visst projekt: processen plus 6 månader; avvisade kandidater: 6 månader om inte anspråk eller samtycke motiverar mer. Samtycke till framtida kontakt: högst 24 månader, därefter förnyelse.
• Avslutat underleverantörssamarbete: 7 år för bokföringshandlingar och 3–7 år för projekthandlingar, med hänsyn till anspråk. Säkerhets- och BYOD-bekräftelser: samarbetet plus 3 år, längre vid incident; ta bort åtkomst omedelbart vid avslut.
• Webbplatsens serverloggar: 3–12 månader beroende på hosting och säkerhet. Säkerhetsloggar: 12–24 månader, längre vid incident. Incidentunderlag: 5–7 år eller längre under tvist. Testkonton: tills testningen är avslutad.
• Säkerhetskopior av webbplatsen: 30–90 dagar beroende på hosting; arbetskopior vid migrering: 7–30 dagar efter avslut och bekräftelse. Kundkopior följer avtal eller biträdesavtal.
• Nyhetsbrev: aktiva prenumerantuppgifter tills prenumerationen avslutas eller samtycket återkallas; samtyckesunderlag högst 3 år därefter, längre vid tvist. Behåll endast uppgifter som behövs för att respektera en invändning eller hindra nya utskick så länge det behövs. Marknadsföringskontakter: 12–24 månader från senaste aktivitet; kampanjrapporter: 24–36 månader, helst aggregerade.
• Upphovsrätts- och licenshandlingar: under rättigheternas eller licensens giltighet och relevant anspråksperiod. Bildmedgivanden: under materialets användning och anspråksperioden. Marknadsföringsmaterial: enligt licens och ändamål, med borttagning när rätt eller ändamål saknas.
• AI-prompter med person- eller kunduppgifter kräver en separat bedömd tillåten användning och minimal lagring enligt tillämpligt avtal och leverantörsvillkor. Uppgifter om AI-användning i projekt: projektet plus nödvändig dokumentationsperiod. Genererat material: enligt rättigheter och projektets ändamål.
• Läsinställningar i webbläsaren: tills de återställs eller webbplatsens lagring tas bort; inget automatiskt slutdatum sätts. Cookieval: 180 dagar. Analyscookies (efter samtycke): upp till 2 år; händelsedata i Google Analytics: högst 14 månader; inspelningar i Microsoft Clarity: 30 dagar. Meta Pixel-cookies (efter samtycke till marknadsföring): _fbp och _fbc upp till 90 dagar.

När vi arbetar med kundens uppgifter

En kund kan vara personuppgiftsansvarig medan DeMenso är personuppgiftsbiträde, till exempel vid arbete i kundens CMS eller användarregister. Då styr kundens instruktioner och det tillämpliga biträdesavtalet tillåten behandling, åtkomst, lagring samt återlämnande eller radering. Denna webbplatspolicy ersätter inte det avtalet.

Webbläsarlagring, AI och beslut

Webbplatsen kommer ihåg valda läsinställningar och cookieval i localStorage. Cookiepolicyn beskriver nycklar, ändamål, lagringstider och borttagning. Du kan ändra valen via Cookieinställningar; Neka valfria stänger av båda valfria ändamålen. Google Tag Manager, Google Analytics och Microsoft Clarity laddas bara om du godkänner analys. Meta Pixel laddas bara om du godkänner marknadsföring.

Den nuvarande webbplatsen fattar inga automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande konsekvenser. Företagets AI-stödda arbete beskrivs i AI-policyn; webbplatsen skickar inte automatiskt din förfrågan till en AI-tjänst.

Dina rättigheter och kontakt

När GDPR:s villkor är uppfyllda kan du begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller dataportabilitet, invända mot behandling som bygger på berättigat intresse och återkalla samtycke. Du kan alltid invända mot direktmarknadsföring. Återkallelse påverkar inte lagligheten av tidigare behandling som byggde på samtycke.

En begäran ska normalt besvaras inom en månad. Vid komplexa eller många begäranden kan tiden med motivering förlängas med högst två ytterligare månader; du ska informeras inom den första månaden om skälen.

Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller behörig myndighet där du vanligtvis bor, arbetar eller där den påstådda överträdelsen inträffade. Du behöver inte kontakta oss först.

Ändringar i informationen

Vi uppdaterar policyn när behandling, tjänster eller lagkrav förändras. Uppdateringsdatumet visas vid dokumentets titel.